Guía de la semana: Exprime Gmail al máximo y aumenta tu productividad

Sin lugar a dudas, Gmail es -y por mucho- el mejor servicio de correo electrónico que existe, y si llegaste hasta acá, seguramente es porque ya tienes una cuenta con tunombre@gmail.com, en caso contrario, este es el momento adecuado para crear una y ni te preocupes por los mensajes que tienes en tu antigua cuenta, con esta guía también aprenderás a traerlos hasta Gmail.

Desde que fue lanzado en abril de 2004, muchos de los que adoptamos el servicio en las primeras de cambio, hemos recorrido un largo camino para lograr dominar Gmail como verdaderos Ninjas, y tú también puedes ser uno.

Gmail está repleto de características interesantes y muy útiles, algunas de ellas ocultas o desactivadas por defecto. Quizá conozcas las más evidentes, pero vamos a meternos en las “tripas” del servicio para descubrir la gran cantidad de opciones que tenemos a disposición paraaumentar nuestra productividad.

La guía para sacarle el máximo provecho a Gmail estará dividida en 2 partes, siendo esta la primera y más básica de ellas.

Lección 1: Bandeja de entrada

La bandeja de entrada es la parte más importante de cualquier servicio de correo electrónico, aquí es donde aterrizan todos los emails que nos envían luego de una largo camino a través de la red. Mantener nuestra bandeja de entrada organizada es fundamental, sobre todo si manejamos un gran volumen de mensajes diariamente, perder de vista un mensaje importante puede ser muy fácil. Afortunadamente Gmail cuenta múltiples opciones, muy simples, pero que combinadas pueden ser muy poderosas.

• Utiliza estrellas para marcar los mensajes más importantes: Todos los correos que llegan a la bandeja de entrada pueden ser marcados con una estrella, pero marcarlos todos no tendría mucho sentido. Marca con una estrella aquellos que sonmás útiles e importantes, aquellos que podrías llegar a necesitar consultar con regularidad. Además de las típicas estrellas de color amarillo, existen hasta 6 colores distintos y 12 marcas en total para diferenciar nuestros mensajes más importantes. Para activarlas, solo tienes que ir a las opciones de configuración y ubicar esta sección dentro de la pestaña “General”.
• Regula la cantidad de mensajes mostrados: Gmail permite controlar la cantidad de mensajes que se muestran en cada página de la bandeja de entrada, de manera adicional, con el nuevo diseño en la interfaz del servicio, es posible elegir entre varios tipos de vista. Para cambiar las opciones de visualización, basta con presionar el botón con el icono de la rueda dentada, luego selecciona la combinación que mejor se adapte a tus necesidades.

• ¿Demasiados mensajes?, ¡usa etiquetas!: Ya sabemos que con las estrellas podemos asignar niveles de prioridad a cada mensaje, pero puedes tener varios mensajes de con la misma prioridad, ¡no hay problema!, divídelos en grupo usando etiquetas. Crea, por ejemplo, una etiqueta para los mensajes relacionados con el trabajo, otra para lo más personal y una para las listas de correo. Puedes crear tantas etiquetas como necesites para mantener tu correo organizado, hacerlo es muy simple.
• ¿No es suficiente?, ¡sub-etiquetas!: Ya tenemos una etiqueta para los mensajes del trabajo, pero supongamos que en nuestra oficina estamos asignados a distintos proyectos y queremos separar las comunicaciones, con las sub-etiquetas es posible. El procedimiento para crearlas es el mismo que el de las etiquetas, solo que ahora vamos a marcar la opción “Anidar etiqueta en:” y seleccionar en el menú desplegable la etiqueta principal a la que deseamos asociarla, en este caso, por ejemplo, la sub-etiqueta “Proyecto #1” iría dentro de la etiqueta “Trabajo”.
• Limpia la bandeja de entrada: Las etiquetas no son para darle un toque “carnavalesco” a nuestra bandeja de entrada, cada una de ellas funciona como una carpeta para almacenar documentos. Al poner los mensajes en sus carpetas correspondientes, tendremos una bandeja de entrada limpia, y ubicar los mensajes dentro de cada carpeta será mucho más simple. Hay varias maneras de almacenar los emails:
  1. Arrastrando los mensajes desde la bandeja y soltando sobre la etiqueta correspondiente.
  2. Seleccionando uno o varios mensajes de manera simultanea y haciendo clic sobre el botón “Mover a”.
  3. Seleccionando uno o varios mensajes previamente etiquetados y haciendo clic en el botón “Archivar”.
• Personaliza la apariencia de Gmail: Si te disgusta la apariencia que Gmail trae por defecto, puedes cambiarla por una más agradable de manera muy simple. Dirígete a las opciones de configuración e ingresa en la pestaña “Temas”, allí encontrarás más de 30 alternativas para cambiar el aspecto visual de tú Gmail. Hay 3 categorías de temas:
  1. Temas de colores: Si elegimos uno de estos, mantendremos el tema por defecto de Gmail, solo variará la combinación de colores de los elementos en pantalla.
  2. Temas de alta definición: En estos, el fondo de la página de Gmail es reemplazado por una imagen en alta definición, hay diferentes motivos, la mayoría relacionados con la naturaleza. En algunos de estos temas, las imágenes irán rotando de acuerdo a las diferentes horas del día, por lo que parecieran estar “vivos”.
  3. Temas clásicos: Muy similares a los anteriores, pero basados en ilustraciones y con aspecto mucho más caricaturesco.
• Indicadores personales, ¿qué significan?: Los indicadores personales, sirven para determinar de manera rápida si un mensajes ha sido enviado directamente a nosotros o si por el contrario ha sido enviado a múltiples destinatarios a través de, por ejemplo, una lista de distribución. Una flecha ( › ) junto a los mensajes indica que fue enviado a través de una lista de correo o un grupo de personas, una flecha doble ( » ) junto a los mensajes significa que el correo viene dirigido directamente a nosotros.

Para activar/desactivar los indicadores personales, ve a las opciones de configuración y ubica este apartado dentro de la pestaña “General”.

Lección 2: Atajos de teclado

Utilizar atajos de teclado, podemos ahorrar algunos segundos cada vez que entramos a Gmail, segundos que al acumularse nos ahorrarán varios minutos a la semana y así sucesivamente. Tratándose de productividad, cada minuto cuenta.

De manera predeterminada los atajos del teclado están desactivados en Gmail, para activarlos, nuevamente vamos a las opciones de configuracióny buscamos el apartado “Combinaciones de teclas”. Hay cerca de 50 combinaciones disponibles, pero solo mencionaré las más importantes.

• Redactar un nuevo mensaje, letra ‘c’: Al presionar la tecla ‘c’ mientras estamos Gmail, nos llevará automáticamente a la pantalla de composición de mensajes, que estará lista para recibir la dirección del destinatario.
• ‘Tab’ + ‘Enter’ para enviar el mensaje: Al terminar de redactar unemail, en lugar de buscar el ratón para hacer clic en “Enviar”, podemos presionar la tecla ‘Enter’ mientras mantenemos ‘Tab’. En caso de que falten datos, como la dirección del destinatario o el asunto del mensaje, recibiremos una alerta.
• Navegar entre mensajes con las letras ‘j’ y ‘k’: Al usar las teclas ‘j’ y ‘k’ en la bandeja de entrada, podremos movernos de forma secuencial entre los mensajes de la lista. La letra ‘j’ es para ir hacia abajo y la ‘k’ para desplazarse hacia arriba. A medida que avanzamos o retrocedemos, el mensaje sobre el que nos encontremos ubicados, se vera resaltado con una pequeña línea azul en su margen izquierdo.

• Abrir un mensaje, letra ‘o’: Al tener un mensaje resaltado (marcado con línea azul), podemos presionar la tecla correspondiente a la penúltima de las vocales para abrirlo y ver su contenido.
• Seleccionar mensajes, letra ‘x’: Si deseamos seleccionar mensajes a medida que avanzamos en la lista con las letras ‘j’ y ‘k’, solo debemos presionar la letra ‘x’ sobre el elemento de la lista que se encuentre resaltado.
• Navegar por un hilo de conversación con ‘n’ y ‘p’: Algunos emailsrequieren de cierta interacción y múltiples respuestas, por lo que podemos encontrar un correo con muchos mensajes. Para nuestra comodidad, Gmail solo muestra el contenido del mensaje más reciente y deja a la vista únicamente los encabezados del resto. Para navegar entre encabezados utilizamos las teclas ‘n’ y ‘p’, los encabezados aparecerán resaltados de manera similar a cuando navegamos entre mensajes en la bandeja de entrada. De igual forma, con la tecla ‘o’ podemos desplegar el mensaje correspondiente.
• Aplicar etiquetas ‘l’: Aplicar etiquetas con el solo uso del teclado también es posible. Basta con presionar la letra ‘l’ para desplegar el listado de etiquetas que tengamos creadas y poder elegir las que sean necesarias.
• Aplicar estrellas, archivar y borrar: Para aplicar estrellas debemos usar la tecla ‘s’, para archivar se usa la tecla ‘e’, marcar como spam ‘!’ y eliminar un mensaje con ‘#’. Estos atajos funcionan tanto si tenemos un mensaje resaltado en la bandeja de entrada, como si estamos dentro de la pantalla de visualización del mismo.
• Responder y reenviar: Para reenviar un mensaje, se utiliza la tecla ‘f’. Para responder, basta con presionar ‘r’ si solo queremos enviar la respuesta a quien nos envío el mensaje y ‘a’ para responder a todos.
• Alternar entre vistas: La combinación de la letra ‘g’ junto a alguna otra nos ofrece acceso a diferentes vistas, por ejemplo, si presionamos ‘g’ + ‘a’, aparecerán todos los mensajes, con ‘g’ + ‘s’ veremos todos los mensajes marcados con una estrella, de esta misma forma podemos usar:
  • g + t mensajes enviados
  • g + c muestra la lista de contactos
  • g + k muestra el listado de tareas
  • g + d mensajes en borradores
  • g + l + nombre de una etiqueta, nos muestra los mensajes almacenados bajo esta
  • g + i para ir a la bandeja de entrada

En el centro de ayuda de Google se encuentra disponible la lista completade atajos que se pueden usar dentro de Gmail, como podrán ver, es bastante extensa.

Con los atajos del teclado, llegamos al final de esta primera entrega y ya disponemos de abundante material para comenzar a practicar nuevas habilidades que nos permitirán ahorrar minutos valiosos al hacer uso de Gmail.